オフィスレイアウトの変更・オフィス移転・リニューアルをお考えのご担当者様へ

ここではオフィスレイアウトやオフィス移転をする際の計画や流れを目的別・スケール別にまとめさせていただきます。
オフィネット・ドットコムのオフィス管理チームが17年間培った経験と事例を交えながら、ご紹介させていただきますので、参考にしていただけると幸いです。

最初にオフィスレイアウトやオフィス移転の目的について考えてみます。

オフィスレイアウトやオフィスの移転は企業によって、スケールや目的が異なります。
従業員の増員や業務拡張、分社化に伴うものや、逆にコストダウンを目的としたもの、さらには企業イメージの向上やブランド戦略を用いる計画など、企業により目的は千差万別です。

オフィスレイアウトやオフィス移転の目的をはっきりさせておかないとプロジェクトを進行していく内に当初の目的から外れてしまう場合が多々あります。
細かい事柄を優先しすぎて、本末転倒な計画にならない為にも基本となるコンセプトを最初に明確化しておくことが必要です。


−目的の明確化−

・人員の増加による事務所スペース拡大
・企業イメージアップ
・社員のモチベーションアップ
・業務効率の最適化
・賃貸料などのコスト削減
・業務縮小
・オフィスの老朽化によるリニューアル

まずは目的・オフィスプランニングの基本方針を明確化してみてください。

オフィス移転の目的が明確化になった後、まず始めにやらなければならない事といえば移転場所の決定です。

取引先へのアクセスや、従業員の通勤面を考慮する

住所や駅名のネームバリューやステータス、テナントビルの賃貸料が選考の重要課題です。ここで考慮したいのは主要取引先のアクセスや従業員の通勤面です。

取引先とのアクセスが悪くなると、営業のレスポンスやサービスの低下に繋がる恐れがあります。

サービスの低下はもちろんのこと、営業先への移動時間も人件費です。

今まで10分で行けていた得意先が30分かかってしまう。往復で40分無駄な移動時間が増えます。週に3回お伺いしたとして・・・・

40分×3日×4週間×12ヶ月＝5760分（96時間）

これだけの時間を無駄にしてしまうことになります。

あくまでも計算上のことですが、賃貸料を優先しすぎてもいけないという事です。

従業員の通勤費や通勤時間も考慮したいところです。

コスト・立地条件・業務条件などトータルで考える必要があります。

「空室があったので、あわてて契約した・・・」なんてことは、もってのほかです。

「他に決定してしまった物件は縁が無かっただけ！」と言えるくらい余裕を持った計画が必要です。

 

移転場所が決定したら次はテナントビルの選出になります。

余裕をもった広さのテナントを選ぶ

まず注意して頂きたい事は予算などの問題もあると思いますが、ある程度余裕をもった広さのテナントにすることをお勧めします。

 

オフィスレイアウトで良くあることなのですが、現状の人員や機器を落とし込んだレイアウトは素晴らしいのですが、人員が増えたり機器が増えたりした時に対応できないレイアウトがあります。それらは良いレイアウトとは言えません。

移転当初からピッタリサイズのテナントを選んでしまうと後々、増員ですぐに狭くなってしまう事になります。それではせっかく移転した意味が無くなってしまいます。

 

事務所移転は大変な労力、時間、コストが掛かります。取引先にも住所変更や電話番号の変更などある程度迷惑もかけることになります。無駄な移転を避ける計画を立て、移転回数やレイアウト変更を減らすことが後々のコストダウンにも繋がるこということです。

失敗しない移転・レイアウトを心がけてください。

豆知識

1坪＝2畳　　約3.3�u

部屋を借りる前に専門家にレイアウトの相談を受ける

テナントの部屋の形状は様々です。

オフィス事務所として使用するのに1番使いやすい部屋の形は長方形もしくは正方形です。

デザイン的に優れた曲線を使った建物や、立地条件の関係で形が傾斜している建物はスペース効率が良くありません。

使用するデスクも長方形。動線（人の歩くスペース）は直線が一番効率が良く、使い勝手も良いからです。

変わった形の建物はそれだけデッドスペースが増えます。

部屋の中心に柱などあるとデットスペースの原因になりかねません。

ですから、

「同じ坪数（面積）だから同じ物が入るとは限らない」という事です。

 

同じ200�uのオフィスでも建物の形状やレイアウトで容量が変化します。

効率の良いレイアウト、使い勝手の良いレイアウトをテナント契約する前に把握しておく必要があります。

 

契約しテナントを借りる前に、専門家（オフィス管理士）に一度相談しアドバイスをしてもらう事お勧めします。

テナントビルの設備にも注目してください。

 

セキュリティー

オフィスビルでセキュリティー会社と契約しているか？

契約していない場合、個々での契約をしなければならない場合があります。

 

ＯＡ対応

床はフリーアクセスフロアー（2重床）なのか？

フリーアクセスフロアはＬＡＮケーブル・電話ケーブル・電源などの配線が床下に配線でます。モールなど使用しないで配線ができる為、配線処理がスムーズにできレイアウト変更などにも容易に対応が可能です。

 

光ケーブル

テナントビルに光通信の設備はあるか？

光通信を使用する場合必要にまります。場所や時期によってはＮＴＴの工事が1ヶ月ほどかかる場合がありますのであらかじめの確認と、無い場合は工事の手配をしておく必要があります。

 

設備使用の確認

トイレや給湯室は共有なのか専用なのか？

トイレや給湯室が共有だと私物（食器やポット、消耗品など）を置くことはできません。その場合、事務所内に給茶スペースを設置しなければいけない場合があります。

上記の他にも駐車場、駐輪場の有無（無い場合は近隣にあるのか？）など、確認が必要になります。

 

賃貸料など安い場合は設備的に充実していない場合があります。

業務内容や使い勝手も考慮しテナントを選ぶ必要があります。

細かい事項ですが迷った時の判断基準程度で参考にしてください。

ブラインド・ロールスクリーンの有無

窓にロールスクリーンもしくはブラインドが既存で取り付けられている場合は問題ありませんが取り付けられてない場合は自己負担で取り付けなくてはなりません。自然光（太陽光）では窓際の人が眩しい事と、空調効率の著しい低下が発生するので必ず必要になります。

床の材質

オフィスでの主な床の材質はＰタイルもしくはタイルカーペットがほとんどです。Ｐタイルは耐久性にすぐれ手入れが簡単な反面、空調効率の低下、デザイン性の無さがあります。タイルカーペットは手入れはさほど難しくないこと、デザイン性があること、機能性があることから現在では新規事務所やリニューアルした事務所では使用頻度が一番高いと言えます。

壁の材質

オフィスビルでの壁材はクロス貼り・塗装仕上げが多く、塗装仕上げは原状回復工事の時にコストが低いことから好まれて使用されています。

照明

照明（蛍光灯）は現在ではほとんどのテナントでは天井埋め込みタイプです。パーティション間仕切工事などの時に邪魔にならないようになっています。ルーバー照明（蛍光灯に網目の反射板がついている）は光の均等をはかりパソコンのモニターに照明写りしにくい構造になっています。

照明スイッチが部署ごとに細かく分かれていると、使用していない照明を消すことができ良い点です。

空調

空調はちゃんと効いているか確かめましょう。空調機ごとに温度設定などができると良いでしょう。

小さい事ですが意外と使用していると気になってくる事です。

同じ条件でしたら付加価値のある物件を選びましょう。

社員の安全を守るのも経営者の責任です

地震対策の第一歩は建物の耐震性能に大きく影響されます。
室内の地震対策をいくらしたところで、建物自体が耐震の基準
をクリアしていなければ、全てが無意味になります。

建築基準法で耐震規定があり、この規定は過去何度も変更
されています。
1968年に発生した十勝沖地震を踏まえ1971年に改正。
1978年に発生した宮城県沖地震を踏まえ1981年に改正。
2000年に建築基準法及び同施行令改正。

簡単に言えば、古い建物ほど建築時の耐震基準は甘く、
その後、耐震補修工事などをおこなっていない建物は
非常に危険ということです。

オフィス移転などの際には顧慮しておきたい事項といえます。

テナントビルの選び方のひとつとしてレイアウト先行型があります。

テナントビルを選ぶ前に先にオフィスレイアウトとプランをある程度決定しておきます。
そのプランにあった箱（オフィスビル）を探すというパターンです。

この方法は理想に近いオフィス環境を実現できますが、ある程度の期間とコストを考慮しなくてはなりません。

条件に合ったテナントを探す期間、その条件にあった価格など、どちらにも余裕のある場合に適した方法といえるでしょう。

オフィス移転はオフィス環境を改善するチャンスです！

現状のオフィスで仕事をしている上で、なにか問題点は見当たらないでしょうか？
会社全体、部門同士、部門内、個人にいたるまでオフィス環境に対する問題点や不満があります。

その、問題点を洗い出して移転をする際に改善しましょう。

アンケート調査を実施して問題点を把握しておくとよいでしょう。

資金や建物の条件、問題点の矛盾などから、全ての問題点を解決はできないので問題点にＡ〜Ｄのランクをつけます。

Ａ：最優先で対策が必要

Ｂ：重要事項なので対策が必要

Ｃ：緊急ではないが対策が必要

Ｄ：特に対策を必要としない

というよ優先順位を付け対策をしていきます。

ただの引越しではなく、オフィス環境の改善をテーマに移転しましょう。

平面図では読み取れない部分を調べる

移転先のテナントが決定したら実際にレイアウト図面を作成しますが、移転先建物の平面図などでは読み取れない部分があります。

床では、コンセント、配管の位置、床の材質、色

壁では、窓・窓下の高さ、コンセントの位置、スイッチの位置、分電盤の位置、壁の材質、排煙装置

天井は、照明・エアコン・天井点検口・防災設備の位置、天井高

設備では電気容量

環境では、日当たりや騒音

上記のような項目はレイアウトに関係してくる部分でもあり実際の現場を見てチェックしておかなければいけません。

特に設置してからでは移設が困難な、ハイパーティション（天井までの施工タイプの間仕切）や壁面収納などが絡んでくる部分は詳細に調べる必要があります。

平面図と実際の寸法にも微妙にズレがあります。
平面図上では1ｍｍでも、実際の寸法は5ｃｍ〜10ｃｍは違います。
※通常の図面は1：100か1：50が主流

設置する物がギリギリの寸法の場合は実際に計測しシビアな寸法を調べます。

移転先のテナントビルの調査をおこなったらレイアウト図面を作成します。

• 現状オフィスの問題点の改善

• 移転目的のコンセプトに沿ったプラン

• 予算内でのプラン

以上の点を踏まえプラン作成していきます。

1回目の提案で納得のいくプランができることはないと思いますのでその都度、問題点を改善していきます。

オフィス家具などの什器購入がある場合は商品提案をうけるか、商品を選出します。

1回目のプランでオフィス移転に伴う見積りが出ますので、おおよその概算を知ることができます。

ナンバリングとカラーリングで明確化

移転の際にオフィス家具を新しく買い換える事も多いです。
全ての家具を新しくする、一部の家具を買い換えるというパターンがあると思います。
移転先に持っていくオフィス家具、廃棄する家具があり、持って行く家具は何処に配置するのかを明確にします。廃棄する家具に関しても収納やデスクであれば中に入っている書類や備品をどの位置に持っていくかを明確にしておかないといけません。
現状のレイアウト図面を作成してナンバリングをします。
たとえば　

デスク　　D-1　〜D-20
収納　　　S-1　〜Ｓ-15
チェア　　Ｃ-1　〜C-30

上記のようにナンバリングをして移転先のレイアウト図面にもナンバリングをしてリンクさせます。
また、廃棄家具にはカラーリングをしてわかりやすいようにしておきましょう。

プランと予算のバランスを考える

１回目の提案後、プランの見直しと予算との調整をします。

まず一度概算の見積りが出た時点でその金額が高いのか、まだ予算に余裕が有るのか確認します。

予算オーバーの場合は、必要の無い項目を削るかグレードを落とす作業をします。

一般的に見積りの金額が大きい場合や、まとめて１つの業者に依頼すると値引きの幅も多くなることがあります。

購入するオフィス家具なども、日本製と海外製（中国や台湾）でも大きく違い価格調整の対象となるでしょう。耐久性、細かな仕様や仕上げは日本製が良く、価格面では海外製が非常に安くなります。

見積り項目に見落としが無いか確認をし、プランと予算の部分で計画に沿った内容であればクロージングします。

スケジュール次第で当日の作業効率が決まる

オフィス移転やリニューアルの際にスムーズに作業が行えるようにスケジュールを組みます。
多種にわたる作業と業者が短期間の間に作業を行うので調節が必要です。

同時にできない作業や先行しなければいけない作業を認識して分ける必要があります。

通常の業務を止めてしまうと顧客への迷惑となりますので週末に移転作業を設定し通常業務の妨げにならない作業は平日に行います。

アクシデントを想定して予備日を１日儲けておくとよいでしょう。

スケジュールや手順を全体に認識してもらう

オフィス移転のスケジュールが決定した段階で引越しの手順、作業の役割分担を説明します。

各個人の身の回りの備品をダンボールに詰める作業をいつまでにやればいいのか？
パソコンの配線をいつまでにどの程度外しておくか？
何日の何時から電話やＮＥＴ環境が繋がらなくなるのか？いつから使用できるのか？

など、細かい事柄から全体の流れを説明します。

全体の足並みが揃わないと当日のスケジュールに影響してしまいます。

人数の多い企業などは各部門の代表者に説明します。

お客様への告知や当日までの作業をスムーズにおこなえる様にするためにも、必要な作業といえます。

オフィス移転でしなければいけない事で忘れがちな事として記載しておきます。

• 本社移転の場合、定款の変更や類似商号の確認などが必要です。

• 税務署への届出　　　移転登記後、登記簿謄本か抄本を添えて納税地移転の届出書を新・旧税務署に提出します。

• 地方税事務所への届出　登記簿謄本を添付して事業開始等申告書提出します。

• 電話の移転　の手続き　1ヶ月前から受け付ています。現在受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きをします。移転案内サ−ビスも必ず申し込みましょう。※業者委託も可能です
• 電気・ガス・水道などの移転手続き
  

• 郵便局への移転手続き
• リ−ス機器会社への手配き
• 購読新聞の変更手続き
• 保険等の契約変更手続き
• 消耗品など定期的に購入している販売店や通信販売へ契約変更手続き
  
• 印刷物等の表示変更
• 名刺・ゴム印・封筒類、会社案内等の変更手配
• 事務所移転の案内状
• 通勤定期券の買い替え
• 移転にともない取引中止する業者への支払い精算
• 身分照明書の再発行

などがありますので事前に手配しおく必要があります。

オフィス移転のスケジュールが決定したら移転元と移転先のビル管理会社にその旨を報告してください。

移転に伴いエレベーターを占有するので、エレベーター使用許可書を提出しなければならないテナントビルは少なくありません。

土曜日や日曜日、祝日などを利用して移転する場合は出入り口の開放許可が必要になりますのであらかじめ手配しておきましょう。

エレベーターの占有や工事に伴う騒音により、既存のテナントユーザーに迷惑が掛かるという点から、平日の移転作業を認めていないテナントもありますのでビル管理会社との打合せを行ってください。

音の出る工事などがある場合は隣接するテナントや下の階のテナントに伝えておく事も必要です。

一般的に引越し業者が運ばない物として以下のような場合が考えられます。

• 現金
• 印鑑
• 鍵
• 重要書類
• 美術品（打合せにの上、別途保険などで対応可能）
• 特殊な精密機械など（打合せの上、別途保険などで対応可能）
  
• リース機械（自動販売機など）

が上げられます。

金庫の中身は事前に空にしておく必要があります。

特殊運搬物（危険物や劇薬類）がある場合は事前に相談をしましょう。

貴重品などは個々に管理する必要があります。

オフィス移転の日までにしておかなければいけない作業として、書庫やデスクの中に入っている書類や備品をダンボールに詰める作業をしておきます。※上記作業は有料にて業者依頼可能です。

引越し業者から事前にダンボール、ラベル、テープが届きますのでダンボールに書類や備品を詰めていきます。

ダンボール内部に空間があると重ねた時にづぶれやすいくなるので、なるべく空間のできないように詰めてください。

ダンボールにはラベルを貼り、図面にナンバリングしてある番号や階数、所属課などを記載します。

当日の引越しがスムースに進むように作業は完了させておきます。
ダンボールの組み立て方には図に記載している注意点を守って組み立てます。

什器（デスク、チェア、キャビネットなど）とダンボールに行き先ラベルを貼っていきます。

左の画像は一般的に使用されている「行き先ラベル」「廃棄ラベル」「補足ラベル」です。

移動する什器には必ず、転用計画でナンバリングした番号と移転先のフロアー、所属課などを記載して見える位置に貼り付けます。

廃棄する商品には廃棄ラベルを貼り付けます。

ラベルの貼られていない商品やダンボールは無い状態にします。

取扱注意、われもの注意、下積禁止、すぐ使用などの補足ラベルも忘れないように貼っておきましょう。

デスク類

• 両袖デスク
• 片袖デスク
• 脇机
• 平デスク

• 中身は全て取り出しダンボールケース（引出を布テープで固定）
• 引出の仕切り板、ペントレーなどは布テープで固定。鍵は引出の中に布テープで固定。
• 中身を入れたダンボールは行き先ラベルに明記し貼付ける。
• 卓上マットは引出の中に入れる。
• 卓上ガラスは行き先ラベルに明記し貼付け。

※木製デスク、大型テーブルはあらかじめ業者に相談する。

チェア類

• オフィスチェア　
• 会議チェア
• 折り畳みチェア
• 丸椅子

• カバー、クッション、座布団などは机の中に入れておく。
• ラベルは金属部分および樹脂部分に貼り付ける。
• 回転するチェアの固定用ネジは、しっかり締めて固定する。
• 折り畳みチェアは折り畳んでおく。

収納類

• 引き違い書庫
• 両開き書庫
• ファイリングキャビネット
• 引出書庫
• 更衣ロッカー
  

• 鍵はそれぞれ内部に布テープで固定する。
• 中身は全て取り出しダンボールに入れ、行き先ラベルに明記し貼付。
• 棚板はそのままにして布テープで固定する。
• 引出は飛び出さないように布テープで固定。
• 扉は閉めて布テープで固定（引き違い扉の場合片方に寄せて布テープで固定）
• ベースにも忘れずに行き先ラベルを貼り付ける。
  

ＯＡ機器

• パソコンのキーボード、マウス、コンセント、ケーブル類はわかりやすいようにディスプレイ本体と一緒に置いておく。
• コードはヒモで束ねておく。
• コピー機はトナーを抜いておく。
• 大型の機器などは事前に専門業者に依頼し解体しておく。

われもの（食器・灰皿等）

• ひとつすつ紙に包んでダンボールに詰め、「われもの注意」のラベルを貼る。

液体類

• 容器は密栓のうえ、ビニール袋に入れてダンボールに入れ、動かないように詰め物をする。

美術品

• 事前に業者に相談し、業者が梱包します。
• 保険などは別途相談しましょう。

危険物・劇薬

• あらかじめ業者に相談しましょう。
  

オフィス移転当日は現場に行き立会います。
引越し業者では判断できない事項の指示や確認事項のチェックをおこないます。

なかには重要な判断を指示しなければならない場合があるので
ある程度、決裁権のある人物が立会うべきでしょう。

引越し当日に立会う内容をまとめました.

	立会い内容	ポイント
搬出側	移転物品の搬出もれをチェック	全ての物品が搬出されたかどうか確認。
	重要文書、物品の引渡し	数量、封印を確認し確実に業者に引き渡す。
	搬出完了と報告の検収	搬出完了を移転本部に報告し、確認を受ける。
	保安の確認	火気点検、消灯、施錠
搬入側	配置、破損の有無をチェック	搬入物が正しく配置されているか？破損や異常が無いかを確認。配置がわかりにくい場合は業者に指示を出す。
	重要文書、物品の受け取り	数量、封印を確認し確実に業者から受け取る。
	搬入完了の報告と検収	搬入の完了を移転本部に報告し確認を受け取る。
	保安の確認	火気点検、消灯、施錠

引越し後は予備日などを利用し開梱作業を行います。
開梱が終わったらダンボールは潰してまとめておき後日、引越し業者に引き取ってもらいます。

各所轄官庁などの届出や移転の挨拶状、移転通知など忘れている作業が無いかもう一度確認しましょう。

名刺やカタログなど印刷物の住所電話番号の確認はもちろんのこと、データ関係（見積書、請求書、ＦＡＸの送り状やメールのフッター）なども忘れがちですのでチェックしましょう。

移転元の原状回復工事の処理終了後、確認の立会いが必要になる場合があります。

オフィス移転やリニューアルを実施した後、良くなったオフィスを適切に利用し維持してかなければなりません。
必要に応じて更に良くするため、または組織変更や人事異動などにより変更をしていきます。

オフィスリニューアルにおけるオフィスの使用方法や運営方法を正しくおこなわれているかもチェックする必要があります。

会議室やリフレッシュスペース、喫煙室などの使用ルールはしっかりおこなわれているか？

資料や書籍などの利用のルールは守られているか？

セキュリティー管理はルール通りにおこなわれているか？

など、最初に決めたルールは周知徹底する必要があります。

特に、ノンテリトリアルオフィスにおける運用は非常に大切で、ワーカーのモラルにまかせる部分が大きく、徹底してチェックし運用していかなければ意味が無いため、運用マニュアルなどを作成してワーカーに理解し厳守してもらう必要があります。

長い期間、効率の良く、クオリティーの高いオフィスで仕事をする上でも大切なことと認識してください。