収納類

• 引き違い書庫
• 両開き書庫
• ファイリングキャビネット
• 引出書庫
• 更衣ロッカー
  

• 鍵はそれぞれ内部に布テープで固定する。
• 中身は全て取り出しダンボールに入れ、行き先ラベルに明記し貼付。
• 棚板はそのままにして布テープで固定する。
• 引出は飛び出さないように布テープで固定。
• 扉は閉めて布テープで固定（引き違い扉の場合片方に寄せて布テープで固定）
• ベースにも忘れずに行き先ラベルを貼り付ける。
  

チェア類

• オフィスチェア　
• 会議チェア
• 折り畳みチェア
• 丸椅子

• カバー、クッション、座布団などは机の中に入れておく。
• ラベルは金属部分および樹脂部分に貼り付ける。
• 回転するチェアの固定用ネジは、しっかり締めて固定する。
• 折り畳みチェアは折り畳んでおく。

デスク類

• 両袖デスク
• 片袖デスク
• 脇机
• 平デスク

• 中身は全て取り出しダンボールケース（引出を布テープで固定）
• 引出の仕切り板、ペントレーなどは布テープで固定。鍵は引出の中に布テープで固定。
• 中身を入れたダンボールは行き先ラベルに明記し貼付ける。
• 卓上マットは引出の中に入れる。
• 卓上ガラスは行き先ラベルに明記し貼付け。

※木製デスク、大型テーブルはあらかじめ業者に相談する。

この調査は社員が現状使用しているオフィス環境をどのように感じ、満足しているかどうかを調査し課題を把握するものです。


現状のオフィス環境に対して、実際に使用しているワーカーがどのように感じているか、何に不満があるのかを知ることだできます。

調査内容はあまり負担を掛けない程度にしておき、項目はできるかぎり少ない方がよいでしょう。

この調査は改善後にも実施し、改善効果を測定することもできます。

オフィスの光環境には太陽による自然光と照明による人工光があります。

太陽光はグレア（眩しさ）が強く、窓際と奥の明るさの差が大きくなるなどコントロールは難しいとせれています。昼間でもブラインドやロールスクリーンなどで太陽光を遮断し、蛍光灯などの人工光で光を取り入れているオフィスは多いと思います。


人間が光を感じる上で、目が疲れているときや高齢になるほど明るさ（ルクス）を必要とします。すなわち、天井の蛍光灯などで全体の明るさが一定に保たれている状態では、暗く感じている人や明るく感じている人がいることになり、好ましい光環境とはいえません。


デスクライトで個々に光を調節する

そこで、解決方法として全体の明るさをある程度落とし、デスク上の手元はデスクライトで明るさを補う事をおすすめします。デスクライトで明るさを個々に調節できることで自分の最適な明るさを保つことができます。

眼の疲れなどは頭痛や肩こりの原因になりますので、ぜひためしてみてください。

一般的にオフィスにおける騒音は「暗静音」と「発生音」があります。

暗静音
空調や外から聞こえる自動車の騒音などで、暗静音は連続しており意味を持たない音なので「無意味騒音」とも呼ばれ、聴こえていてもあまり気にならない音だそうです。

発生音
人が発生させる騒音のことで、電話や会話、電話の呼び出し音、キーボードの打鍵音、プリンター・コピー音、足音、キャビネットの開閉音などで「意味騒音」と呼び、人が最も気になる騒音だそうです。

仕事に集中する環境を整える簡単な騒音対策としては、個々のデスクを遮音性のあるパーティションで囲う等の方法がありますが、スペースや予算の問題等もあると思いますので、コピーやプリンター機器だけでもローパーテーションで囲う事をおすすめします。


サーバーなどの大きな音がする機器はハイパーテーション（天井までの間仕切り）で囲う事により、セキュリティー面も向上するので、おすすめできます。

業務特性や人の好みもありますが、騒音が気になる場合はBGMを流したり、川の流水音などの自然音などを社内BGMにするのも良いかもしれません。

一般的にオフィス・事務所の望ましい音は45〜55Db（デシベル）程度とされているようです。　※空調音は30Db程度なので、静か過ぎても落ち着かなくなることがあります。

快適な音環境を築き、業務効率の高いオフィスを目指したいものです。

レイアウトの工夫で地震対策

耐震の施工や耐震機能付家具を選ぶのも大事ですがレイアウトの工夫で地震対策もできます。
そのいくつかの例を記載しますので対応可能な部分は実行してください。


非難通路に物を置かない。

避難経路となる通路は比較的広く設計されています。
スペースがもったいないという理由で書庫やダンボールなどを置いてしまうケースがよくありますが、あくまでも多人数が非難して支障のないよう広くしてあります。地震の際に置いてある物が倒れたり、崩れえるなどして非難経路をふさいでしまう事があるので、非難通路に物を置かないルールを作りましょう。


部屋の真ん中に収納を置く場合は背の低いもので。

壁面に置くスペースが無い場合や使い勝手の関係から、止むをえず部屋の真ん中に収納を置く場合は高さの低い収納にしましょう。高さ1200ｍｍまでとして、高さを合わせ左右前後を連結するようにしましょう。


メイン通路を作り、広くレイアウトする
執務スペースなどレイアウトする際にメインとなる通路を造り、非難経路と位置づけましょう。
避難経路となるメイン動線付近には、背の高い書庫などは置かないようにしましょう。


地震対策をき詰めていくとフレキシビリティーが損なわれ、耐震工事の金額などもかさみ、地震対策と反比例し利潤関係が低下します。

効率の良い地震対策はオフィス管理士などの専門家に相談しましょう。

ローパーティションの安全な設置の仕方



ローパーティションを設置する場合、基本的に安定脚で自立させますが、連結枚数が多くなり直線距離が長くなった場合はＬ字またはコの時に曲げる事をお勧めします。


ローパーティションの高さが高いほど安定性が悪く、１８００ｍｍ以上の場合は特に安定が悪くなるので注意が必要です。


安全とされるのは直線距離（長手方向）の1/3をの距離をコの字型に曲げると良いでしょう。


壁面に固定したり、床に固定する場合がありますがローパーティションのメリットである「移動が可能」「レイアウト変更が容易にできる」という特性が失っていますので状況に応じて検討する必要があります。


レイアウトの状況によっても異なりますので専門家に相談してください。

什器（デスク、チェア、キャビネットなど）とダンボールに行き先ラベルを貼っていきます。

左の画像は一般的に使用されている「行き先ラベル」「廃棄ラベル」「補足ラベル」です。

移動する什器には必ず、転用計画でナンバリングした番号と移転先のフロアー、所属課などを記載して見える位置に貼り付けます。

廃棄する商品には廃棄ラベルを貼り付けます。

ラベルの貼られていない商品やダンボールは無い状態にします。

取扱注意、われもの注意、下積禁止、すぐ使用などの補足ラベルも忘れないように貼っておきましょう。

収納を固定する

収納を固定する事により、より安全な地震対策をしてください。




壁固定(図1）

引っ張り強度が強い壁の場合有効な対策になります。
耐震性に優れていて、施工も比較的容易です。



床固定（図2）

引っ張り強度が弱い壁前や部屋中央にレイアウトした場合などに使う施工です。
しかしながらアクセスフロアー（２重床）の種類によっては利用できない場合や、レイアウト変更の妨げになる場合があるので注意が必要です。



天井固定（図3.4）

天井にポールや笠木（システム収納の場合、オプションで装備）を使って固定する施工です。
ポールは天井との設置面が少ないので梁下以外では機能しない場合があるので気をつけましょう。

収納は連結する

システム収納は地震対策としての機能が付いています。
安全に使用するためにも以下の事項を守るように心がけてください。




ベース（図1）を使用してキャビネットのレベル（バランス）を水平に保つ。

システム収納のベースにはアジャスターが付いているのでしっかり水平を保ちましょう。

数量が多い場合などは技術的に難しい事と、水平器などの特殊な工具が必要となりますので専門家に依頼することをお勧めします。


上下連結・左右連結をする。

システム収納はシリーズが同じであれば、あらかじめ穴が空いている（図2,図3）ので上下左右に連結することができます。

特に収納を積み重ねる場合は地震の際にずれて落下する可能性が高いので必ず連結してください。

落下した際は収納物が入っている場合は100ｋｇ以上の鉄の塊が倒れてくるのと同じで大変危険です。

システム収納の場合でなくても連結用金具（図4）などもありますので連結するように心がけてください。この場合も収納本体に穴を空けなければいけないので専門家に依頼するのがよいでしょう。



背の高い収納は壁面に置くようにして、連結することが地震対策につながります。

落下防止を心がける

地震が来たら危険な事として物の落下が考えられます。
普段から心がけていれば危険防止につながる事項をいくつかご紹介します。

収納の上などに物を載せない。

高い書庫と天井の間などのスペースに物を置くと、落下して危険です。
高い所に物を置かないルールを作りましょう。


収納の扉は閉める。

地震の際、収納物が飛び出して大変危険です。
収納には飛出し防止のラッチ機能が付いています。
しっかり扉を閉めないとラッチも機能しないので、必ず閉める事を心がけましょう。


ガラス扉には飛散防止フィルムを貼る。

ガラス扉は地震の際に収納物がガラスを突き破って来る恐れがあります。
収納物の落下、ガラスの飛散防止のためにも、貼っておきましょう。


ＯＡ機器などはすべり止めを取り付ける。

デスク上のパソコンやモニター、ＯＡラックやＦＡＸなどのＯＡ機器が揺れにより落下する場合があります。滑り止めを付け落下防止をしましょう。


ホワイトボードや絵画、時計はしっかり固定。
壁面に掛けるホワイトボードや時計などは取り付ける壁の材質に合った金具でしっかり固定しましょう。

オフィス移転の日までにしておかなければいけない作業として、書庫やデスクの中に入っている書類や備品をダンボールに詰める作業をしておきます。※上記作業は有料にて業者依頼可能です。

引越し業者から事前にダンボール、ラベル、テープが届きますのでダンボールに書類や備品を詰めていきます。

ダンボール内部に空間があると重ねた時にづぶれやすいくなるので、なるべく空間のできないように詰めてください。

ダンボールにはラベルを貼り、図面にナンバリングしてある番号や階数、所属課などを記載します。

当日の引越しがスムースに進むように作業は完了させておきます。
ダンボールの組み立て方には図に記載している注意点を守って組み立てます。

一般的に引越し業者が運ばない物として以下のような場合が考えられます。

• 現金
• 印鑑
• 鍵
• 重要書類
• 美術品（打合せにの上、別途保険などで対応可能）
• 特殊な精密機械など（打合せの上、別途保険などで対応可能）
  
• リース機械（自動販売機など）

が上げられます。

金庫の中身は事前に空にしておく必要があります。

特殊運搬物（危険物や劇薬類）がある場合は事前に相談をしましょう。

貴重品などは個々に管理する必要があります。

オフィス移転のスケジュールが決定したら移転元と移転先のビル管理会社にその旨を報告してください。

移転に伴いエレベーターを占有するので、エレベーター使用許可書を提出しなければならないテナントビルは少なくありません。

土曜日や日曜日、祝日などを利用して移転する場合は出入り口の開放許可が必要になりますのであらかじめ手配しておきましょう。

エレベーターの占有や工事に伴う騒音により、既存のテナントユーザーに迷惑が掛かるという点から、平日の移転作業を認めていないテナントもありますのでビル管理会社との打合せを行ってください。

音の出る工事などがある場合は隣接するテナントや下の階のテナントに伝えておく事も必要です。

オフィス移転でしなければいけない事で忘れがちな事として記載しておきます。

• 本社移転の場合、定款の変更や類似商号の確認などが必要です。

• 税務署への届出　　　移転登記後、登記簿謄本か抄本を添えて納税地移転の届出書を新・旧税務署に提出します。

• 地方税事務所への届出　登記簿謄本を添付して事業開始等申告書提出します。

• 電話の移転　の手続き　1ヶ月前から受け付ています。現在受け持ち電話局と移転先の電話局で手続きをします。移転案内サ−ビスも必ず申し込みましょう。※業者委託も可能です
• 電気・ガス・水道などの移転手続き
  

• 郵便局への移転手続き
• リ−ス機器会社への手配き
• 購読新聞の変更手続き
• 保険等の契約変更手続き
• 消耗品など定期的に購入している販売店や通信販売へ契約変更手続き
  
• 印刷物等の表示変更
• 名刺・ゴム印・封筒類、会社案内等の変更手配
• 事務所移転の案内状
• 通勤定期券の買い替え
• 移転にともない取引中止する業者への支払い精算
• 身分照明書の再発行

などがありますので事前に手配しおく必要があります。

オフィス環境を決定する要素としてどのような事項が関係しているのでしょうか。

人が快適感や不快感を感じるのは五感で感じます。
その感覚に対しての要素と関係性は以下のようになります。




人への環境の影響はそれぞれ個人差があり、性別、年齢、国籍、経験、体調によっても異なるので難しい問題です。

室内環境の個人化が理想ですが、経費面や汎用性や設備から考えて極めて困難と言えます。

したがって、できるかぎり多くの人が受け入れられる環境づくりを心がける必要があります。

スケジュールや手順を全体に認識してもらう

オフィス移転のスケジュールが決定した段階で引越しの手順、作業の役割分担を説明します。

各個人の身の回りの備品をダンボールに詰める作業をいつまでにやればいいのか？
パソコンの配線をいつまでにどの程度外しておくか？
何日の何時から電話やＮＥＴ環境が繋がらなくなるのか？いつから使用できるのか？

など、細かい事柄から全体の流れを説明します。

全体の足並みが揃わないと当日のスケジュールに影響してしまいます。

人数の多い企業などは各部門の代表者に説明します。

お客様への告知や当日までの作業をスムーズにおこなえる様にするためにも、必要な作業といえます。