
卍型レイアウト
卍型レイアウトのメリット
- お互いが目を合わせないのでプライバシーがあるていど保てる。
- コミュニケーションが取り易い。
卍型レイアウトのデメリット
- 人数が4人に限られる。
- 多少スペース効率が悪い。
比較的プライバシーの確保ができ、コミュニケーションも取り易いので少人数の部門や企業などに適したレイアウト。

少人数の部門やコールセンター等にに適したレイアウト
十字型レイアウト
デスクの中心にテーブルを置き、90度づつ4台のデスクを配置するレイアウト。クロス型とも言われる。
十字型レイアウトのメリット
十字型レイアウトのデメリット
移転先とレイアウトが決定した段階でようやく移転費用の概算が出ます。
−見積りを急いでも意味はない−
レイアウトが決定しないと現実的予算に近い見積りは出ないでしょう。
間仕切工事、内装工事、TEL工事、LAN工事などはレイアウトの状態によって金額が左右されますので、ある程度のオフィスレイアウトが決定していないと意味のある見積りが出ない恐れがあります。
早く全体の概算を知りたいと思うのはわかります。
しかし、全体の概要がわからない段階での見積もりは、業者なども失敗の無いように「高めの見積り」を出してきます。
上記の事柄を踏まえ、時間的に余裕をもった計画を立てることが必要です。
プロジェクトチームなどのチーム単位で作業する組織に最適
ベンゼン型レイアウト
120度のデスクを3つ合わせ、連結することでY字に配置するレイアウト。
ベンゼン型レイアウトのメリット
ベンゼン型レイアウトのデメリット
コミュニケーションが取りやすい事、作業スペースの確保ができることからプロジェクトチームなどグループで作業する部門に適したレイアウト。
デザインチームや設計部などに適したレイアウト
キュービクル型レイアウト
個人スペースをパーティションなどで仕切ったパターンのレイアウト。ブース型レイアウトとも言われ外資系企業によく見受けられるレイアウト。スペースにより多彩なパターンがあります。
キュービクル型レイアウトのメリット
キュービクル型レイアウトのデメリット
パーティションの高さが重要で高さ1,500mm前後ではプライバシー確保が良く、コミュニケーションが低下する。基本的には高さ1,300mm前後がプライバシー確保及びコミュニケーション面では適しているでしょう。
クラスター型レイアウト
収納やテーブルなどを挟んで左右対象に配置するレイアウト。左右対称型レイアウトとも言う。
クラスター型レイアウトのメリット
クラスター型レイアウトのデメリット
作業スペースと個人収納などの拡大が図れる事と、コミュニケーションをとり易いレイアウトの為、デザイン部や設計部門に向いているレイアウトと言えます。
一人当たりのワークスペースはいったいどれくらいでしょうか?
営業系部門と業務系部門で異なりますが一般的なスペースを明記します。
営業系部門
1.2m×1.6m=1.92u
業務系部門
1.4m×1.6m=2.24u
単純にデスクの大きさと着座スペースの算出になりますがワークスペースの目安になります。
これに加え、通路、収納スペース、共有スペース(会議室や倉庫など)、役員室などのスペースが追加されます。
受付・打合せコーナー・応接室・総務・経理・営業・企画・広報・購買・コールセンター・取締役室・リフレッシュコーナー・喫煙室・倉庫・サーバールーム等々、企業によって違いはありますが部門単位の区切りがあります。
部門単位での関係性を考慮し密接な関係をもつ部門を隣接することで業務の効率化をはかります。
部門・エリアごとの関連性を調べる
受付スペースの近くに執務系の部門を配置したり、営業部と購買部は書類やコミュニケーションが多い場合は隣接するなどの計画が必要となります。
社内の部門ごとの関係を把握することで業務効率の良いレイアウトを作成することができます。
上記の表組みのようなマトリックスを作成すると解りやすいと思います。
ゾーニングでオフィスの使いやすさはほぼ決まる。
オフィスのレイアウトをする上で最初に必要になるのが、ゾーニング(空間を用途別に分けて配置すること)についてです。
このゾーニングでオフィスのレイアウトの良し悪しがほぼ決定します。
この3つのスペースが持つ違いは大きく、従業員の流れや特に来客者の流れを考えながら全体とのバランスを保たなければなりません。
このゾーニングは個人情報保護法に伴うプライバシーマークやISO27001を取得する際にも重要なポイントになります。※プライバシーマークとSO27001に関しては後々ご説明します。
まず最初に、大きなゾーニングを決定することが後々、良いオフィスレイアウトをする重要なポイントになります。
実際にオフィス移転やオフィスリニューアルをする際、オフィス管理士に社内の問題点の改善や移転の意向を踏まえたレイアウトやインテリアのコーディネートを相談します。
気になるのは料金ですね?
基本的には無料※1です。 ※1 全ての業者が無料とは限りませんので依頼前にご確認ください。
オフィス家具業界では、オフィス提案する際にお客様に「コンサルタント料金を請求しましょう」という流れはありますが、現状として業界全体の足並みが揃わないため料金を請求している企業は少ないようです。
長時間の拘束や提案の回数、特殊・高度な提案、現場までの移動距離が遠い、などの条件によって異なりますので全てとは言えませんがよほどの事がないかぎり請求は無いと考えてください。
しかしながら彼ら(私も含みますが)一応、商売ですので「商品の購入予定や工事が無い」ことや「単なるレイアウト変更で提案だけしてほしい。。」などの場合は、コンサルタント料が発生しますので、あらかじめ「プロジェクトの規模と必要とするプラン内容」を相談することをお勧めします。
立つ鳥あとを濁さずという言葉もあるように移転元のケアもしっかりやらなければいけません。
移転する場合、移転元の原状回復工事が必要になります。
「敷金でまかなうし、よくわからないし、面倒なのでビル管理会社にお任せ・・・」
これではいけません!
敷金は基本的に戻ってくるお金です。
原状回復工事を安く済ませればそれだけ戻ってくる金額も増えるという事です。
全てとは言いませんが私の経験上、ビル管理会社指定業者の見積りは高いです。
テナントビルを解約した際に指定業者の原状回復の見積りを確認したら、内装工事の単価が高い事や必要と思われない工事が入っていたので指摘したところ数十万安い見積りが出できたことがあります。
契約していたテナントから必ず原状回復工事の見積書の明細をもらいましょう。その上で他の業者から同条件での見積りを取るか、オフィス管理士に相談しアドバイスをもらいましょう。
※テナントによっては契約書にビル管理会社の指定業者による原状回復工事を行うとされている所もありますので注意してください。
オフィス管理士に依頼することでコストダウンと業務負担の軽減!
オフィス移転やオフィスリニューアルに伴う作業は様々な業社が作業します。
引越し業社、電話工事会社、LAN工事、内装業社、電気工事業社、家具メーカー。。。。。
これを全て違う業者で依頼すると全ての業社との「プラン打ち合わせ」「金額調整」「スケジュール管理」「現場管理」を担当者である、あなたがこなさなければねりません。
通常の業務をこなしつつオフィス移転のプロジェクトを遂行するのはほぼ無理であり、おこなえたとしても良い結果になる事はないでしょう。
その場合、オフィス管理士に依頼をすることで全ての作業を委託することが良いでしょう。
オフィス管理士に依頼をすることで
オフィス移転の計画→業社の取りまとめ→金額調整→スケジュール管理→現場管理→アフターフォロー
を代行してもらえます。
オフィス管理士は業社にも顔が効くので、金額面でも安くなりますし、スケジュールや作業内容の融通も効きます。
まとめて依頼すればそれだけコストダウンも図れますし、計画もスムーズに進行する上、手間も省けるということになります。
アフターフォローもしてくれるので後々のトラブルやレイアウト変更やリニューアルがあった場合などは今までの経緯を理解しているので話も早いです。
まさに一石二鳥にも三鳥にもなるというわけです。
電話工事・LAN工事はオフィス移転やリニューアルで必ず必要になる工事です。しかしながら素人ではよく解らない部分でもあります。信用のできる業者を選ぶことが大切です。
配線工事
-ポイント1-
電話移転は早めに電話会社へ連絡しておく。(業者が代行して連絡することも可能)
-ポイント2-
光ケーブルは光通信を使用する場合必要にまります。場所や時期によっては工事が1ヶ月ほどかかる場合がありますのであらかじめの確認と、無い場合は工事の手配をしておく必要があります。
-ポイント3-
人員増員によるビジネスフォン追加の場合、電話機主装置(PBX)の内線ユニットが足りなくなる恐れや、主装置によっては増設できない場合がありますので確認が必要です。
※主装置は機種によって最大電話接続数が異なります。
悪徳電話工事詐欺に気をつけましょう
悪徳電話工事業者は多く存在しているようです。実際私が知っている限りでも、お客様の何社かは詐欺まがいの工事やセールスを受けたという話を聞きます。
あたかもNTT工事業者や電話機メーカーを装い、電話機のテストや調査などど偽ったり、今の電話機はデジタル化で使用できなくなるなどと偽った情報を説明し、高額なリースを組まされたりする例があるようです。実際NTTやその他の電話機メーカー、電話工事業者からは一切営業活動はしいませんのでご注意ください。
内装工事は特に企業や目的によって金額が異なってくる項目です。企業のイメージでエントランスの内装を変更したり、造作家具を作成する場合もあります。
内装工事
-ポイント1-
通常、移転に伴う内装工事は間仕切工事、サイン工事程度で済むことがほとんどです。
-ポイント2-
内装工事(建物に影響を及ぼす工事)はテナントに許可を取る必要があります。場合によっては図面や仕様書を提出します。
-ポイント3-
煙感知器 熱感知器
間仕切工事で天井密閉タイプ(欄間など開いてない場合)で密閉した部屋を造った時、室内に煙感知器や熱感知器などの防火設備がない場合は消防法の基準により増設しなければなりません。 ※別途費用が掛かります。
オフィス移転にかかる費用は引越し代だけではありません。引越しにかかる費用を全体的に把握をしていないと後々、予算オーバーになってしまう恐れがあります。
状況や規模によって価格は異なりますので項目だけ掲載したいと思います。
移転作業費
−ポイント1−
移転先や移転元が2階以上でエレベータが無い場合は金額アップの対象になりますので注意してください。
−ポイント2−
什器を廃棄するのに、お金の掛かる時代です。リユース(再利用)できる物はなるべくしましょう!
−ポイント3−
廃棄什器が多い場合で比較的新しい物はリサイクル業者が引き取ってくれる場合があります。基本的に買取ってもらえますが、作業員費やドラック代などで差し引き無料になる場合が多いようです。
−ポイント4−
ダンボールへの詰め込み作業は有料で業者が請け負いますが、自分たちでできることは作業した方が費用削減になります。
−ポイント5−
3月〜5月連休の間は引越し業者の需要期です。特に週末の土日や連休などはすぐに予約でいっぱいになります。早めに計画をたて依頼業者を決定する事が必要です。
背面式レイアウトのデメリット
コミュニケーションとプライバシー確保を両立させたレイアウト。ある程度の集中とチームワークを必要とされる企画グループ等に適したレイアウト。
スクール式レイアウトのデメリット
部下管理重視型であり接客スペースに隣接している部署に適したレイアウトです。
営業部などに適したレイアウト
対向式レイアウト
日本では1番多くオーソドックスなレイアウト。グループ単位で向かい合って座るレイアウト。
雛壇(ひなだん)に役職者(管理者)が座るパターンが多い。
対向式レイアウトのメリット
対向式レイアウトのデメリット
チームワークやスペース効率を重視したレイアウトで営業部などに適したレイアウトと言えます。
部屋を借りる前に専門家にレイアウトの相談を受ける
テナントの部屋の形状は様々です。
オフィス事務所として使用するのに1番使いやすい部屋の形は長方形もしくは正方形です。
デザイン的に優れた曲線を使った建物や、立地条件の関係で形が傾斜している建物はスペース効率が良くありません。
使用するデスクも長方形。動線(人の歩くスペース)は直線が一番効率が良く、使い勝手も良いからです。
変わった形の建物はそれだけデッドスペースが増えます。
部屋の中心に柱などあるとデットスペースの原因になりかねません。
ですから、
「同じ坪数(面積)だから同じ物が入るとは限らない」という事です。
同じ200uのオフィスでも建物の形状やレイアウトで容量が変化します。
効率の良いレイアウト、使い勝手の良いレイアウトをテナント契約する前に把握しておく必要があります。
契約しテナントを借りる前に、専門家(オフィス管理士)に一度相談しアドバイスをしてもらう事お勧めします。
細かい事項ですが迷った時の判断基準程度で参考にしてください。
ブラインド・ロールスクリーンの有無
窓にロールスクリーンもしくはブラインドが既存で取り付けられている場合は問題ありませんが取り付けられてない場合は自己負担で取り付けなくてはなりません。自然光(太陽光)では窓際の人が眩しい事と、空調効率の著しい低下が発生するので必ず必要になります。
床の材質
オフィスでの主な床の材質はPタイルもしくはタイルカーペットがほとんどです。Pタイルは耐久性にすぐれ手入れが簡単な反面、空調効率の低下、デザイン性の無さがあります。タイルカーペットは手入れはさほど難しくないこと、デザイン性があること、機能性があることから現在では新規事務所やリニューアルした事務所では使用頻度が一番高いと言えます。
壁の材質
オフィスビルでの壁材はクロス貼り・塗装仕上げが多く、塗装仕上げは原状回復工事の時にコストが低いことから好まれて使用されています。
照明
照明(蛍光灯)は現在ではほとんどのテナントでは天井埋め込みタイプです。パーティション間仕切工事などの時に邪魔にならないようになっています。ルーバー照明(蛍光灯に網目の反射板がついている)は光の均等をはかりパソコンのモニターに照明写りしにくい構造になっています。
照明スイッチが部署ごとに細かく分かれていると、使用していない照明を消すことができ良い点です。
空調
空調はちゃんと効いているか確かめましょう。空調機ごとに温度設定などができると良いでしょう。
小さい事ですが意外と使用していると気になってくる事です。
同じ条件でしたら付加価値のある物件を選びましょう。
テナントビルの設備にも注目してください。
セキュリティー
オフィスビルでセキュリティー会社と契約しているか?
契約していない場合、個々での契約をしなければならない場合があります。
OA対応
床はフリーアクセスフロアー(2重床)なのか?
フリーアクセスフロアはLANケーブル・電話ケーブル・電源などの配線が床下に配線でます。モールなど使用しないで配線ができる為、配線処理がスムーズにできレイアウト変更などにも容易に対応が可能です。
光ケーブル
テナントビルに光通信の設備はあるか?
光通信を使用する場合必要にまります。場所や時期によってはNTTの工事が1ヶ月ほどかかる場合がありますのであらかじめの確認と、無い場合は工事の手配をしておく必要があります。
設備使用の確認
トイレや給湯室は共有なのか専用なのか?
トイレや給湯室が共有だと私物(食器やポット、消耗品など)を置くことはできません。その場合、事務所内に給茶スペースを設置しなければいけない場合があります。
上記の他にも駐車場、駐輪場の有無(無い場合は近隣にあるのか?)など、確認が必要になります。
賃貸料など安い場合は設備的に充実していない場合があります。
業務内容や使い勝手も考慮しテナントを選ぶ必要があります。
移転場所が決定したら次はテナントビルの選出になります。
余裕をもった広さのテナントを選ぶ
まず注意して頂きたい事は予算などの問題もあると思いますが、ある程度余裕をもった広さのテナントにすることをお勧めします。
オフィスレイアウトで良くあることなのですが、現状の人員や機器を落とし込んだレイアウトは素晴らしいのですが、人員が増えたり機器が増えたりした時に対応できないレイアウトがあります。それらは良いレイアウトとは言えません。
移転当初からピッタリサイズのテナントを選んでしまうと後々、増員ですぐに狭くなってしまう事になります。それではせっかく移転した意味が無くなってしまいます。
事務所移転は大変な労力、時間、コストが掛かります。取引先にも住所変更や電話番号の変更などある程度迷惑もかけることになります。無駄な移転を避ける計画を立て、移転回数やレイアウト変更を減らすことが後々のコストダウンにも繋がるこということです。
失敗しない移転・レイアウトを心がけてください。
豆知識
1坪=2畳 約3.3u
オフィス移転の目的が明確化になった後、まず始めにやらなければならない事といえば移転場所の決定です。
取引先へのアクセスや、従業員の通勤面を考慮する
住所や駅名のネームバリューやステータス、テナントビルの賃貸料が選考の重要課題です。ここで考慮したいのは主要取引先のアクセスや従業員の通勤面です。
取引先とのアクセスが悪くなると、営業のレスポンスやサービスの低下に繋がる恐れがあります。
サービスの低下はもちろんのこと、営業先への移動時間も人件費です。
今まで10分で行けていた得意先が30分かかってしまう。往復で40分無駄な移動時間が増えます。週に3回お伺いしたとして・・・・
40分×3日×4週間×12ヶ月=5760分(96時間)
これだけの時間を無駄にしてしまうことになります。
あくまでも計算上のことですが、賃貸料を優先しすぎてもいけないという事です。
従業員の通勤費や通勤時間も考慮したいところです。
コスト・立地条件・業務条件などトータルで考える必要があります。
「空室があったので、あわてて契約した・・・」なんてことは、もってのほかです。
「他に決定してしまった物件は縁が無かっただけ!」と言えるくらい余裕を持った計画が必要です。
社団法人日本オフィス家具協会(JOIFA)が認定する資格で、顧客の多様なニーズに対して相談に応じ、総合的にかつ質の高いオフィス環境を実現することができるオフィスづくりのエキスパートです。
オフィス管理士制度
オフィスレイアウトやオフィス移転に関するご相談に何でもお答えいたします。オフィス移転の適正費用や業務効率が向上するレイアウトなど可能な限りアドバイスさせていただきます!お気軽にご相談ください!
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